Руководитель просит бухгалтера, чтобы тот предоставил ему все документы по сделке, тщательно их изучает, сомнений возникает еще больше (например, цена завышена, или сроки поставок неудобные), но — на документе стоит его подпись. Руководитель пожимает плечами (мол, как это я мог такое подписать), но делать нечего — для расторжения договора оснований нет. И невдомек ему, что его подпись на контракте — вовсе и не его, а всего-навсего искусная подделка.
Поэтому при подписи документов рекомендуется соблюдать одну небольшую хитрость. Подписанный вами документ можно помечать незаметно от всех: например, ставить на оборотной его стороне маленькую точку, либо примять уголок документа, и т.п. Аналогично рекомендуется помечать все подписываемые документы: договоры, контракты, счет-фактуры, платежные документы, и т.д. Конечно, делать это нужно незаметно от посторонних, лучше - в одиночестве; для этого заведите папку «Директору на подпись», и пусть она лежит у секретаря. Сюда работники фирмы будут класть документы, на которых требуется подпись руководителя, а вы периодически будете забирать ее содержимое, подписывать документы в одиночестве и возвращать их секретарю, где их и будут получать заинтересованные работники. С помощью этого несложного метода вы при возникновении спорной ситуации без труда определите, подписывали вы конкретный документ или ваш автограф на нем - не больше, чем обыкновенная подделка.
Кстати, многие руководители практикуют использование вместо своей подписи факсимиле. Более того — при длительных отлучках они оставляют факсимиле на предприятии и разрешают ставить с его помощью свою подпись везде, где это необходимо. Стоит ли говорить, насколько благоприятна такая ситуация для различных злоупотреблений! Здесь и проведение несанкционированных платежей, и произвольное снятие наличных денег (некоторые банки официально принимают факсимиле вместо подписи), и заключение «выгодных» контрактов (разумеется, выгоду в виде отката получит сотрудник, который организовал заключение нужного контрагенту договора), и списание товарно-материальных ценностей, и т.д. и т.п. Поэтому категорически не рекомендуется даже изготавливать свое факсимиле (ведь образец останется на предприятии, которое изготовило факсимиле), не говоря уже о том, чтобы давать пользоваться им своим сотрудникам.
Возникает закономерный вопрос: каким же образом решать текущие проблемы (подписывать документы, заключать договоры, и т.п.) в случае, когда руководитель предприятия находится в командировке?
На предприятии должен быть заведен четкий порядок действий на случай отсутствия руководителя. Например, если руководитель часто бывает в командировках, рекомендуется для осуществления платежей пользоваться программой проведения электронных платежей типа «Банк – Клиент» — в этом случае отпадет надобность подписи руководителем платежных документов.
При этом, для исключения проведения несанкционированных платежей руководитель предприятия перед отъездом дает добро на проведение только необходимых платежей: например, оплата налогов, расчет с поставщиком в соответствии с условиями контракта, и т.д.
Проведение любых других платежей на время отсутствия руководителя предприятия строго запрещается.
Подпись остальных документов (счет-фактур, контрактов и т.д.) можно либо отложить до возвращения руководителя предприятия, либо поручить его заместителю.
При планировании предстоящих сделок руководителю предприятия рекомендуется запоминать (а лучше — письменно фиксировать) названия контрагентов, с которыми предполагается заключить договор. Например, для перевозки грузов предприятие планирует заключить договор с определенной фирмой. Директор дает добро на заключение контракта с этим грузоперевозчиком. В то же время другой грузоперевозчик, желая заполучить контракт на грузоперевозки, делает предложение бухгалтеру: если тот организовывает заключение контракта, то получает определенный откат от его суммы. Бухгалтер приносит на подпись директору контракт с этим грузоперевозчиком; директор, увидев, с кем предполагается заключение контракта, удивленно спрашивает: «Ведь мы планировали заключать договор совсем с другим грузоперевозчиком — почему вы не выполнили мое распоряжение?». Бухгалтер делает круглые глаза и возражает: «Да как же так, вы же сами сказали заключать контракт именно с этой организацией. Неужели вы запамятовали? А мне было так трудно договориться с ними, я потратил на это столько времени и усилий!». Директор, пожимая плечами (видимо, я и правда что-то перепутал), ставит свою подпись и заключает договор совсем не с той организацией, с которой изначально планировал, даже не догадываясь о том, что его просто облапошили.
Поэтому, если вы решили заключать договор с таким-то контрагентом — зафиксируйте это в записной книжке либо где-нибудь еще, чтобы впоследствии не возникало спорных ситуаций. Тем самым вы избавите предприятие от заведомо невыгодных (либо — не самых выгодных) контрактов и договоров, и не позволите нажиться недобросовестному бухгалтеру мошенническим путем.
Как известно, при использовании на предприятии системы электронных платежей типа «Банк – Клиент» несколько ослабляется контроль проведения платежей со стороны руководства. Это обусловлено тем, что при составлении платежных документов на бумажном носителе каждый документ подписывается руководителем предприятия, поэтому он лично видит каждый предстоящий платеж: кому, за что, сколько, по какому договору, и т.д. А электронные платежи бухгалтер может проводить самостоятельно, без участия директора и без предоставления ему на подпись платежных документов.
Поэтому иногда бывает полезным провести маленькую внезапную проверку предстоящих платежей. Для этого нужно неожиданно придти в бухгалтерию и попросить бухгалтера показать все проведенные либо подготовленные к отправке платежи за сегодняшний день, и обосновать каждый платеж: кому производится оплата, за что, по какому договору или счет-фактуре, в какой сумме, и т.д.
Если вам удалось обнаружить такой платеж, то не исключено, что бухгалтер попытается выкрутиться из неловкой, мягко говоря, ситуации. При этом он будет стремиться приводить аргументы, мало понятные вам как руководителю в силу того, что вы незнакомы со спецификой бухгалтерской работы, надеясь, что вы запутаетесь и, в конце концов, отстанете от него. Если вам в такой ситуации приходится выслушивать массу непонятных терминов, выводов, заключений и т.п., и из всего объема информации вы ничего не поняли — знайте: скорее всего, здесь дело нечисто.
Если вы застали бухгалтера за проведением с помощью программы типа «Банк – Клиент» несанкционированного платежа, то не исключено, что он скажет: «Да это же я заказал наличные деньги — скоро выплата заработной платы, да и немного на хозяйственные расходы надо снять». В такой ситуации вывод один: это платеж действительно несанкционированный, а потому — сомнительный. Никто не заказывает в банке наличные деньги с помощью программ типа «Банк – Клиент» — для этого существует только один способ: заполнение и предоставление в банк чека на получение наличных денежных средств, который, как известно, должен быть подписан руководителем предприятия. Кроме этого, вы можете спросить: зачем вообще раньше времени получать деньги на выплату заработной платы, когда до нее еще добрых полторы недели?
По материалам Интернета